Eich rolau yn y Cyngor
Cadeirio cyfarfodydd
Ar ryw bwynt yn eu gyrfaoedd, bydd pob cynghorydd yn cadeirio cyfarfod. Bydd hyn un ai ar-lein, mewn ystafell gyfarfod neu mewn lleoliad cymunedol. Bydd llawer o’r cyfarfodydd rydych chi’n eu cadeirio’n gyfarfodydd pwyllgorau neu grwpiau tasg ffurfiol gyda swyddogion a/neu asiantaethau partner yn cynnwys amrywiaeth o asiantaethau cyhoeddus, preifat a rhai o’r sector gwirfoddol. Bydd angen cadeirio’r cyfarfod yn unol â chyfansoddiad a rheolau gweithdrefnau’r cyngor ac unrhyw weithdrefnau neu ‘brotocolau’ eraill sy’n berthnasol. Y tu hwnt i hyn, fodd bynnag, efallai y bydd gofyn i chi gadeirio trafodaethau grŵp eraill, e.e. cyfarfodydd cyhoeddus, cyfarfodydd bwrdd ar gyfer grwpiau gwirfoddol neu gymunedol, paneli penodi, pwyllgorau ymchwilio, ac ati. Bydd angen gwahanol ymdriniaeth ar gyfer gwahanol gyfarfodydd. Bydd angen i chi feddwl am y dôn, yr arddull, p’un a ddylai gael ei gynnal ar-lein neu mewn lleoliad addas, sut i reoli’r cyfarfod ac annog pobl i gyfrannu, sut i wneud penderfyniadau a pha reolau mae angen eu dilyn.
Awgrymiadau gan gadeiryddion
“Fel cadeirydd, rydw i bob amser yn ceisio cynnwys pob aelod o’r pwyllgor, ond os ydynt yn dechrau mynd ar gyfeiliorn, neu’n ailadrodd beth sydd wedi’i ddweud yn barod, byddaf yn symud yr agenda ymlaen yn gwrtais. Wedi’r cyfan, mae’n rhaid gwneud y defnydd gorau o’r amser sydd ar gael.”
“Mae hi werth paratoi’n drylwyr bob amser at gyfarfodydd pwyllgorau. Nid yw’n edrych yn dda os ydych chi’n troi at y swyddogion drwy’r amser.”
“Pan fyddwch chi’n cyfarfod yn y gymuned, cofiwch nad oes gan bobl syniad pwy ydych chi na’r swyddogion a beth allwch chi ei wneud neu beidio – ceisiwch egluro hynny ar y cychwyn!”
“Os yw pethau’n poethi neu os oes llawer o wrthdaro mewn cyfarfod, awgrymwch egwyl!”
Awgrymiadau gwych i gadeiryddion newydd ar gyfarfodydd yn y cyngor a’r gymuned
Cyn y cyfarfod | Yn ystod y cyfarfod | Ar ôl y cyfarfod |
| Eglurwch amcanion y cyfarfod. | Gwnewch argraff dda ar y dechrau, gan groesawu pobl ac egluro rôl pawb. Croesawch y gwylwyr os yw’r cyfarfod yn cael ei we-ddarlledu. | Sicrhewch fod y cofnodion yn nodi’r penderfyniadau allweddol. |
| Sicrhewch (neu weithio gyda swyddogion i sicrhau) fod y bobl gywir yn cael eu gwahodd. | Canolbwyntiwch ar yr hyn mae angen i’r cyfarfod ei gyflawni a cheisiwch gael ymroddiad i’r agenda. | Sicrhewch fod unrhyw nodiadau neu gofnodion o’r cyfarfod yn cael eu hanfon at y rhai oedd yno neu unrhyw un arall sydd angen gwybod beth a benderfynwyd. |
| Sicrhewch fod yr holl ddogfennau angenrheidiol wedi’u darparu neu fod swyddogion yn eu darparu mewn da bryd. | Cyhoeddwch unrhyw reolau sylfaenol, sut y dylai pobl gyfrannu, sut y bydd pawb yn cael cyfle i siarad? | Gwiriwch y cynnydd ar unrhyw gamau gweithredu y cytunwyd arnynt. |
| Dewiswch eich dull o ymgysylltu, un ai ar-lein neu mewn lleoliad addas a gofalwch fod gan y gwahoddedigion y dechnoleg angenrheidiol neu fod yr ystafell â chyfarpar addas ac wedi’i gosod yn briodol. | Llywiwch y trafodaethau mewn modd trefnus a rheolwch yr amser a’r personoliaethau. | |
| Datblygwch gynlluniau wrth gefn rhag ofn y bydd problem dechnegol neu rywun yn absennol. Mewn pwyllgor cyngor, bydd cworwm o aelodau sydd ei angen er mwyn gallu cynnal y cyfarfod. Efallai na fydd hynny’n angenrheidiol yn y gymuned. | Anogwch wahanol safbwyntiau a barn. | |
| Paratowch drwy wybod am yr holl faterion sy’n cael eu trafod a phwrpas pob eitem ar y rhaglen. | Crynhowch y trafodaethau ac unrhyw benderfyniadau sy’n cael eu gwneud ar ôl pob eitem ar y rhaglen ac ar ddiwedd y cyfarfod fel bod pawb yn gwybod beth sydd wedi’i gyflawni. | |
| Paratowch drwy wybod yr holl ‘reolau’ a fydd yn berthnasol yn y cyfarfod ynglŷn â phwy all gyfrannu, pa mor aml a sut. | Diolchwch i bawb am eu cyfraniadau. | |
| Sicrhewch fod aelodau eich pwyllgor neu’r rhai sy’n cymryd rhan yn hollol barod a bod yr holl wybodaeth ganddynt. | Cytunwch ar fanylion ar gyfer unrhyw gyfarfodydd dilynol. | |
| Gorffennwch y cyfarfod ar amser. |
Cadeirio cyfarfodydd o bell neu dros sawl lleoliad
Gall cadeirio cyfarfodydd lle mae pawb neu rai pobl yn ymuno dros y we ddod â heriau gwahanol. Gallech ystyried y canlynol:
2. Ymunwch â’r cyfarfod yn fuan i wirio bod pawb yn bresennol a’u cyfarch yn unigol fel maent yn ymuno.
3. Ystyriwch drefnu amser i gymdeithasu ar ddechrau neu ddiwedd y cyfarfod fel bod cyfle i’r aelodau gael sgwrsio gyda’i gilydd.
4. Gwiriwch ar y dechrau fod pawb yn gallu cymryd rhan ac nad oes problemau â phapurau a’u bod yn gwybod pa sianeli cyfathrebu i’w defnyddio ar gyfer trafod oddi ar-lein, er enghraifft, gydag aelodau grŵp eraill.
5. Atgoffwch pawb y dylent dewi eu cyfarpar pan nad ydynt yn siarad.
6. Darparwch ganllawiau ynglŷn â sut y dylai’r aelodau ddangos eu bod eisiau siarad, gwneud sylw neu bleidleisio. Sicrhewch eich bod yn caniatáu cyfraniadau’n deg gan y rhai sydd yn yr ystafell gyfarfod a’r rhai sy’n ymuno dros y we.
7. Gofalwch fod pawb yn gallu eich gweld chi os oes modd gwneud hynny, efallai drwy osod eich hun fel cynullydd y cyfarfod.
8. Mewn cyfarfodydd mwy, efallai yr hoffech chi weithio gyda swyddog fel cynullydd i ymdrin â rhai o agweddau’r cyfarfod.
9. Sicrhewch fod yr aelodau’n defnyddio unrhyw gyfleusterau ‘sgwrsio’ ar gyfer busnes y cyfarfod yn unig.
11. Rhag i bobl siarad ar draws ei gilydd neu i osgoi tawelwch mawr, gofynnwch i bob aelod yn eu tro am eu cyfraniad ar eitem. Efallai y gallech wneud hynny yn nhrefn yr wyddor.
12. Gwiriwch o dro i dro drwy’r cyfarfod nad oes neb wedi’i ‘golli’ oherwydd problemau technegol.
13. Talwch fwy o sylw na’r arfer i strwythur y cyfarfod gan atgoffa pawb am bwrpas pob eitem ar y rhaglen a chrynhoi penderfyniadau a chamau gweithredu ar gyfer pob eitem ac eto ar ddiwedd y cyfarfod.
14. Gwiriwch ar ddiwedd pob eitem ar y rhaglen fod pob aelod yn fodlon eu bod wedi gallu cyfrannu.
15. Byddwch yn fwy trylwyr na’r arfer wrth fynnu bod yr aelodau’n canolbwyntio ar y mater dan sylw, heb wastraffu amser â chyfraniadau amherthnasol neu’n cytuno â chyfraniadau blaenorol.
16. Trefnwch egwylion byr.
17. Gwerthuswch y cyfarfod ar y diwedd i gael awgrymiadau i wella systemau yn y dyfodol.