⌂ → Eich rolau yn y Cyngor → Cyfarfodydd

Eich rolau yn y Cyngor

Cyfarfodydd

Dan ddeddfwriaeth sydd yn Neddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, gall cynghorau benderfynu sut maen nhw eisiau cynnal cyfarfodydd. Gall hyn amrywio o bawb yn ymuno o bell i bawb yn bresennol yn gorfforol ac unrhyw gyfuniad ‘hybrid’ o’r ddau. Mae cyfarfodydd Paneli’r Heddlu a Throsedd yn cael eu rheoli dan ddeddfwriaeth Lloegr ac efallai na fydd ganddynt yr un hyblygrwydd. Mae rhai o gyfarfodydd y cyngor hefyd yn cael eu darlledu fel bod pobl leol, neu unrhyw un ar draws y byd, yn gallu eu gwylio!

Am fwy o wybodaeth

Mae canllawiau gan Lywodraeth Cymru am gyfarfodydd dros sawl lleoliad ar gael yma.

Awgrymiadau i gymryd rhan mewn cyfarfod ar-lein:

1. Cyfarpar
Gofalwch fod y cyfarpar cywir gennych chi. Mae cyfrifiaduron a gliniaduron yn tueddu i ddarparu platfform mwy sefydlog. Gall clustffonau eich helpu i glywed yn fwy eglur; bydd clustffonau hefyd yn tawelu sŵn cefndir neu glecian nad ydych chi’n ymwybodol ohono.

2. Paratoi at gyfarfodydd

  • Ymarferwch ymuno â chyfarfod ymlaen llaw i sicrhau eich bod yn gallu ymuno. Cymerwch ran mewn unrhyw dreialon neu sesiynau prawf.
  • Ymarferwch addasu eich gosodiadau fel sensitifrwydd y microffon a lefelau’r sain.
  • Dysgwch sut i gyhoeddi eich presenoldeb os nad yw hyn yn cael ei wneud yn awtomatig.
  • Dysgwch sut i dewi/ddad-dewi eich cyfarpar – mae hyn yn bwysig iawn.
  • Dysgwch sut i gymryd rhan mewn unrhyw sgyrsiau oddi-ar-lein sy’n cydredeg â’r cyfarfod os bydd y rhain yn cael eu defnyddio h.y. negeseuon testun, e-bost neu sgyrsiau ar-lein.
  • Gofynnwch sut y byddant yn gofyn i chi bleidleisio – a fyddant yn galw enwau neu’n defnyddio ap i bleidleisio?
  • Dysgwch sut i baratoi ffeiliau a dogfennau a rhannu eich sgrin fel y gallwch chi alluogi eraill i weld dogfennau neu luniau.
  • Ceisiwch feddwl beth rydych am ei wneud os yw’r cyfarpar yn methu, gan ofalu bod gennych rif ffôn i’w ffonio os cewch chi drafferthion technegol.
  • Sicrhewch bod eich cyfarpar wedi’i wefru’n llawn – gall cyfarfodydd hir ddefnyddio llawer o fatri.
  • Gofalwch eich bod wedi darllen a deall holl bapurau’r cyfarfod, a byddwch yn barod i gyfrannu. Bydd y cadeirydd yn cymryd yn ganiataol bod pawb wedi darllen unrhyw adroddiadau i’w hystyried a bydd yn chwilio am sylwadau a thrafodaeth bwrpasol.

3. Cymryd rhan mewn cyfarfod

  • Ymunwch o leoliad hollol dawel os gallwch chi. Hyd yn oed wrth dewi eich cyfarpar, pan fyddwch chi’n siarad, bydd pawb sy’n rhan o’r cyfarfod yn gallu clywed pob sŵn rydych chi, eich plant, eich anifeiliaid anwes a’r adar yn yr ardd yn eu gwneud.
  • Gofalwch eich bod yn gallu gweld y papurau. Os ydych chi’n defnyddio copïau argraffedig, ceisiwch beidio â chwarae gormod â nhw pan nad yw eich meicroffon wedi’i dewi. Cofiwch y gallwch chi weld papurau drwy ddefnyddio ail fonitor neu haneru eich sgrin. Fel arfer, mae modd rhannu papurau drwy rannu sgrin hefyd.
  • Ymunwch o rywle cyfforddus, gan y gall y cyfarfod bara am beth amser, a sicrhewch fod gennych wydraid o ddŵr gerllaw.
  • Ymunwch ar amser. Ymunwch ychydig funudau cyn i’r cyfarfod ddechrau er mwyn gallu dechrau ar amser. Gall rhai sydd yn y cyfarfod weld pwy sy’n ymuno’n hwyr a gall amharu ar y llif os yw pobl yn ymuno ac yn gadael yn ystod y cyfarfod.
  • Peidiwch â gweiddi – newidiwch lefel y sain yn ôl yr angen.
  • Diffoddwch unrhyw declynnau swnllyd fel ffonau symudol, a allai dynnu eich sylw chi neu eraill yn y cyfarfod. Gall y rhain hefyd achosi sŵn clecian.
  • Gofalwch eich bod yn gallu gweld a chlywed cadeirydd y cyfarfod.
  • Sicrhewch y gallwch glywed unrhyw gyfleusterau cyfieithu ar y pryd angenrheidiol a bod eich gosodiadau’n gywir.
  • Canolbwyntiwch ar y mater dan sylw. Sicrhewch fod eich cyfraniadau’n angenrheidiol ac o gymorth i gael y canlyniadau mae’r pwyllgor eu heisiau.
  • Cofiwch mai chi yn unig ddylai allu clywed unrhyw eitemau cyfrinachol ac eithriedig sy’n cael eu trafod.
  • Gofalwch eich bod yng nghanol y sgrin trwy osod eich dyfais neu gamera’n briodol ac edrychwch i mewn i’r camera. Ceisiwch gael llun pen ac ysgwyddau, fel llun pasbort.
  • Os yw’n gyfarfod ffurfiol neu gyhoeddus, efallai y byddai’n fwy priodol eistedd wrth fwrdd neu ddesg waith yn hytrach nag eistedd ar y soffa a’r gliniadur ar fwrdd coffi, ond mae ‘mannau gweithio’ wrth gwrs yn gallu bod yn brin gartref.
  • Ystyriwch eich gwedd – bydd pobl eraill yn eich gweld drwy gydol y cyfarfod.
  • Ystyriwch y cefndir – mae rhai apiau’n caniatáu i chi gymylu’r cefndir, fel nad oes unrhyw fanylder i’w weld. Efallai fod gan eich cyngor gefndir corfforaethol i chi ei ddefnyddio. Os nad oes, ceisiwch fod o flaen wal blaen gan y gallai silffoedd llyfrau neu hysbysfwrdd dynnu sylw pobl eraill yn y cyfarfod. Efallai fod gennych chi wybodaeth gyfrinachol neu amhriodol ar y wal y tu ôl i chi.
  • Ystyriwch y golau – a oes digon o olau i bobl eich gweld? A yw’r haul neu olau artiffisial yn atal gallu gweld eich wyneb?
  • Gofynnwch i aelodau o’r teulu gadw draw o lun y camera gan fod pobl yn y cefndir yn gwneud coffi, er enghraifft, yn gallu tynnu sylw.
  • Gwiriwch sut bydd y cadeirydd yn eich gwahodd i siarad.
  • Gwiriwch sut byddwch yn dangos eich bod am siarad.
  • Os ydych chi’n defnyddio botwm ‘codi llaw’ i ofyn cwestiwn, cofiwch ei ddiffodd pan nad ydych eisiau siarad mwyach.
  • Cofiwch fod cyfarfodydd yn gallu cael eu darlledu’n fyw neu eu recordio a’u darparu i’r cyhoedd ar wefannau, felly mae’n bwysig ymddwyn fel y byddech chi mewn unrhyw gyfarfod cyhoeddus.
  • Peidiwch â gadael y cyfarfod nes y bydd ar ben heb roi gwybod i’r cadeirydd, gan ymddiheuro ac egluro pam mae’n rhaid gadael yn fuan.

Awgrymiadau i gymryd rhan mewn cyfarfod sy’n cael ei ddarlledu:

  • Byddwch yn naturiol ac ymddwyn fel chi eich hun!
  • Siaradwch yn ddi-lol, gan gadw at y mater dan sylw a bod mor gryno â phosib’.
  • Os ydych chi yn ystafell y cyfarfod, ystyriwch ba mor llydan yw golwg y camera gan fod siarad â chydweithwyr, bwyta a mân symudiadau’n gallu tynnu sylw os ydych y tu ôl i’r aelod sy’n siarad.
  • Paratowch eich cyfraniadau ymlaen llaw (pwyntiau bwled sy’n caniatáu i chi siarad yn naturiol yn hytrach nag araith sy’n edrych ac yn swnio’n annaturiol).
  • Meddyliwch sut y gallai’r cyhoedd ddehongli eich negeseuon, o ran beth rydych yn ei ddweud a sut rydych yn ei ddweud.
  • Efallai y bydd rhaid i chi fod yn fwy eglur ynglŷn â rhywfaint o’r wybodaeth fel ei bod yn amlwg i’r person cyffredin beth rydych yn ei wneud a pham. Enghraifft dda o hyn yw datgan cysylltiadau. Byddai’n ddefnyddiol dweud bod gennych gysylltiad, yn ogystal â beth yw’r cysylltiad, p’un a yw’n bersonol neu’n peri rhagfarn a beth rydych yn bwriadu ei wneud o ganlyniad.
  • Osgowch jargon – mae hyn yn berthnasol i swyddogion hefyd!
  • Nid yw heclo’n gweithio’n dda ar we-ddarllediad gan mai ond y cadeirydd neu’r aelod sy’n siarad sydd i’w gweld a’u clywed. Mae sylwadau eraill yn aml yn annealladwy gan eu bod oddi ar y meicroffon.
  • Os ydych chi yn y siambr, gofalwch eich bod yn ddigon agos at y meicroffon a throwch eich pen tuag ato. Peidiwch â siarad nes daw eich golau ymlaen, neu fe fydd rhan gyntaf eich cyfraniad yn cael ei cholli! Cofiwch ddiffodd eich meicroffon ar ôl gorffen siarad.
  • Ystyriwch sut y gallai’r cyfryngau ddefnyddio’r hyn rydych yn ei ddweud.
  • Cofiwch gadw at y gyfraith ynghlwm â difenwi.

    Lles

    Er bod cymryd rhan mewn cyfarfodydd o bell yn llai beichus na theithio i leoliad, gall cyfarfodydd rhithiol gyflwyno heriau gwahanol. Mae cymryd rhan mewn cyfarfod traddodiadol yn caniatáu cyswllt cymdeithasol a newid eich safbwynt. Gall canolbwyntio ar sgrin am gyfnodau maith achosi straen ar y llygaid a chur pen. Gall canolbwyntio’n ddwys fod yn flinedig yn feddyliol. Gall peidio â symud arwain at boen cefn neu boen cyhyrau. Efallai yr hoffai’r aelodau ystyried y canlynol i osgoi’r problemau hynny:

    • Trefnu sesiynau dal i fyny anffurfiol gydag aelodau eraill a swyddogion rhwng cyfarfodydd er mwyn cadw mewn cyswllt y tu allan i gyfarfodydd

    • Trefnu egwylion rheolaidd rhwng cyfarfodydd

    • Symud yn rheolaidd – rhedeg i fyny ac i lawr y grisiau neu wagio’r peiriant golchi hyd yn oed

    • Pennu cyfnod i wneud ymarfer corff yn yr awyr agored bob dydd

    • Yfed digon

    • Edrych oddi wrth y sgrin yn rheolaidd, gwneud ymarferion llygaid o bosib’

    • Gosod lle gwaith ‘swyddogol’ sydd â chadair gyfforddus a lle y gallwch chi ddianc oddi wrtho pan nad ydych chi’n gweithio

    Cadeirio cyfarfodydd

    Ar ryw bwynt yn eu gyrfaoedd, bydd pob cynghorydd yn cadeirio cyfarfod. Bydd hyn un ai ar-lein, mewn ystafell gyfarfod neu mewn lleoliad cymunedol. Bydd llawer o’r cyfarfodydd rydych chi’n eu cadeirio’n gyfarfodydd pwyllgorau neu grwpiau tasg ffurfiol gyda swyddogion a/neu asiantaethau partner yn cynnwys amrywiaeth o asiantaethau cyhoeddus, preifat a rhai o’r sector gwirfoddol.

    Rhagor o wybodaeth

    ← YN ÔL I’R TROSOLWG O BYNCIAU