Rheolau a rheoliadau

Rheolau gweithdrefnau

Mae cyfarfodydd y cyngor llawn, y cabinet/weithrediaeth, pwyllgorau trosolwg a chraffu a’r pwyllgor rheoleiddio’n cael eu llywodraethu dan reolau gweithdrefnol. Mae’r rhain yn nodi amseriad cyfarfodydd, eu trefn a’r rheolau ar gyfer trafod. Gofalwch eich bod yn gwybod y rheolau ar gyfer trafodaethau, sut a phryd i ddatgan cysylltiad a chylch gorchwyl unrhyw bwyllgor rydych chi arno. Er mai cyfrifoldeb y cadeirydd yw dehongli’r rheolau hyn, bydd angen i chi ofalu eich bod yn gwybod beth ydynt a gweithredu’n unol â nhw.

Aelodau cyfetholedig

Os bydd pwyllgor angen arbenigedd neu wybodaeth dechnegol benodol, gall cynghorau gyfethol aelodau o’r cyhoedd sydd â’r sgiliau hyn i bwyllgorau. Mae rhai aelodau cyfetholedig yn statudol, fel cadeirydd ac aelodau pwyllgorau safonau, cadeirydd ac aelodau pwyllgorau archwilio a rhai aelodau ar bwyllgorau craffu addysg a throsedd ac anhrefn. Mae gan yr aelodau cyfetholedig hyn hawl i bleidleisio mewn cyfarfod. Gall aelodau cyfetholedig anstatudol eraill gyfrannu’n llawn ond ni chânt bleidleisio.

Hawliau gwybodaeth

Mae gan gynghorwyr a’r cyhoedd hawl gyfreithiol i gael mynediad at wybodaeth. Mae cyfyngiad ar fynediad at wybodaeth gyfrinachol (e.e. gwybodaeth breifat neu wybodaeth sy’n fasnachol sensitif). Mae’r prif ddarpariaethau ar gyfer hyn wedi’u nodi yn Neddf Mynediad at Wybodaeth 1985 a Deddf Llywodraeth Leol 1972. Mae gan y cyhoedd hawliau i bapurau cyfarfodydd (rhaglen, cofnodion a phapurau cefndir) ac mae dyletswyddau cyfreithiol ar gynghorau i gyhoeddi a chadw dogfennau a gwybodaeth o’r fath a’u darparu ar gais.

Mynediad at wybodaeth

Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth yn rhoi hawliau i’r cyhoedd i fynediad at wybodaeth sydd gan y cyngor. Mae hyn i sicrhau bod y cyhoedd yn deall sut mae’r cyngor yn gweithio, sut mae’n gwario ei arian a sut mae’n gwneud penderfyniadau.

Mae’r Ddeddf yn mynnu bod y cyngor yn datgan yn gyhoeddus, drwy gynllun cyhoeddiadau, y wybodaeth y gall y cyhoedd gael gafael arni am y cyngor (e.e. strategaethau a dogfennau polisi sydd wedi’u cyhoeddi).

Mae hefyd yn mynnu bod cynghorau’n cydymffurfio â cheisiadau am wybodaeth oni bai fod eithriadau.

Efallai y bydd yn rhaid gallu darparu gwybodaeth sydd gennych chi yn rhan o’ch busnes swyddogol, fel llythyrau, papurau a negeseuon e-bost, ond ni fydd angen datgelu gwybodaeth sydd gennych at eich dibenion eich hun dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Diogelu data

Mae Deddf Diogelu Data 2018 yn berthnasol i ddata personol, h.y. gwybodaeth am unigolion byw y mae posib’ eu hadnabod.

Os ydych chi’n trin ac yn prosesu data personol, mae’n rhaid i chi gydymffurfio â’r egwyddorion diogelu data sydd yn y Ddeddf Diogelu Data. Mae’r egwyddorion hyn yn cynnwys y gofynion canlynol mewn perthynas â data personol:

Dylech hefyd fod yn ymwybodol bod gan unigolion hawl i weld copïau o ddata personol amdanyn nhw dan y Ddeddf Diogelu Data – er enghraifft, gallai etholwyr ofyn am gopïau o wybodaeth sydd gennych chi amdanyn nhw. Gall Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ddarparu canllawiau i ymdrin â cheisiadau felly.

Mae’r Ddeddf Diogelu Data’n gofyn bod y rhan fwyaf o unigolion a sefydliadau (fel cynghorau) sy’n cadw data personol yn rhoi gwybod i Swyddfa’r Comisiynydd eu bod yn gwneud hynny. Rhaid i gynghorwyr sy’n cadw data personol hefyd wirio a oes angen iddyn nhw roi gwybod am hynny. Er na fydd angen i bob cynghorydd roi gwybod i Swyddfa’r Comisiynydd, mae methu â gwneud hynny pan mae angen yn drosedd.

Mae’r angen am roi gwybod yn dibynnu ar y rôl mae’r aelodau’n ymgymryd â hi wrth brosesu gwybodaeth bersonol. Os ydych yn gweithredu fel aelod o’r cyngor neu brif blaid wleidyddol, ni fydd angen rhoi gwybod. Fodd bynnag, wrth weithredu fel cynrychiolydd cymunedol neu os ydych yn gynghorydd annibynnol, efallai fod angen. I sicrhau nad ydych yn troseddu, mae’r rhan fwyaf o gynghorau’n awgrymu bod pob aelod yn rhoi gwybod i Swyddfa’r Comisiynydd eu bod yn prosesu data personol.

Cyn rhannu unrhyw wybodaeth am etholwr neu sefydliad â rhywun arall fel AS (fel cwyn unigol), dylech sicrhau bod yr etholwr neu’r sefydliad wedi cytuno’n uniongyrchol i hynny. Mae’r un rhwymedigaeth yn wir i eraill a allai fod eisiau datgelu gwybodaeth i chi fel y cynghorydd lleol.

Mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn darparu canllawiau ar faterion diogelu data sy’n berthnasol i aelodau etholedig o gyngor ac am yr hyn mae’n rhaid i gyngor ei ystyried wrth benderfynu datgelu gwybodaeth bersonol i’w aelodau etholedig. Mae’r canllawiau’n cynnwys enghreifftiau o arferion da a drwg sy’n ddefnyddiol i egluro sut y dylai aelodau etholedig ymddwyn yn sgil gofynion y Ddeddf Diogelu Data. Bydd gan eich cyngor Swyddog Diogelu Data a fydd yn gallu rhoi cyngor am drin data.

Mae rhagor o wybodaeth i’w gweld ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth: cy.ico.org.uk

Yng Nghymru, mae’r holl gynghorau, byrddau/ymddiriedolaethau iechyd, heddluoedd a gwasanaethau tân ac achub, nifer o elusennau a sefydliadau o’r sector gwirfoddol wedi llofnodi Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru – WASPI. Mae’r Cytundeb hwn yn darparu fframwaith i sefydliadau sy’n cynnig gwasanaethau sydd ynghlwm yn uniongyrchol ag iechyd, addysg, diogelwch a lles cymdeithasol pobl Cymru. Mae’n ymwneud â’r sefydliadau hynny sy’n cadw gwybodaeth am unigolion ac sydd angen rhannu’r wybodaeth honno i ddarparu gwasanaethau effeithiol.

Mae’r Cytundeb hwn yn rhan o’r Prosiect Rhannu Gwybodaeth Bersonol dan arweiniad Llywodraeth Cymru sy’n ceisio sicrhau bod gwasanaethau cyhoeddus, yn ogystal â darparwyr gwasanaeth y trydydd sector a’r sector preifat, yn rhannu gwybodaeth bersonol am unigolion yn gyfreithlon, yn ddiogel a gyda hyder. Mae’r fframwaith yn hwyluso hyn trwy bennu gofynion a phrosesau wedi’u cytuno i gyfnewid gwybodaeth bersonol rhwng darparwyr gwasanaeth.