Egwyddorion sylfaenol yn ymwneud â chyfathrebu gyda phreswylwyr, cydweithwyr a swyddogion

Mae ymddygiad a gweithgareddau cynghorwyr yn seiliedig ar god ymddygiad y cynghorau sy’n nodi rhwymedigaethau cynghorwyr o ran y ffordd y dylent gyfathrebu’n gyffredinol gyda swyddogion, cydweithwyr a phreswylwyr. Mae saith egwyddor ymddygiad Nolan yn berthnasol i bawb sy’n dal swydd gyhoeddus; boed yn gynghorydd, yn AS neu’n rywun a benodwyd i gorff llywodraethol:

Anhunanoldeb – gofyniad i weithredu’n unig er budd y cyhoedd ac nid er elw ariannol neu fuddion materiol eraill i’w hunain, eu teulu neu eu ffrindiau.

Uniondeb – gofyniad i beidio â rhoi eu hunain o dan unrhyw ymrwymiad ariannol neu ymrwymiad arall i unigolion neu sefydliadau allanol a allai geisio dylanwadu arnynt wrth iddynt gyflawni eu dyletswyddau swyddogol.

Gwrthrychedd – dylai penderfyniadau ynglŷn â phenodiadau cyhoeddus, dyfarnu contractau neu argymell unigolion i gael buddion gael eu gwneud ar sail teilyngdod.

Atebolrwydd – dylid derbyn atebolrwydd am benderfyniadau a gweithredoedd i’r cyhoedd gan gynnwys bod yn agored i’r lefel o graffu sy’n briodol i’w swydd.

Natur agored – dylai penderfyniadau fod mor agored â phosibl a dylid rhoi rhesymau a chyfyngu ar wybodaeth dim ond pan fydd budd y cyhoedd ehangach yn gofyn am hyn.

Gonestrwydd – mae dyletswydd i ddatgelu unrhyw fuddiannau preifat yn ymwneud â’u dyletswyddau cyhoeddus a chymryd camau i ddatrys unrhyw anghydfodau sy’n codi mewn ffordd sy’n amddiffyn budd y cyhoedd.

Arweinyddiaeth – dylai’r egwyddorion hyn gael eu hyrwyddo a’u cefnogi gan arweinyddiaeth ac esiampl, gan weithredu mewn ffordd sy’n diogelu neu’n cynnal hyder y cyhoedd.

Rôl swyddogol neu breifat
Argymhellir bod cynghorwyr yn datgan yn glir yn eu cyfathrebiadau os ydynt yn cysylltu yn rhinwedd eu rôl swyddogol neu’n breifat. Fodd bynnag, dylai cynghorwyr gadw mewn cof os yw eu cyfathrebiadau yn cael eu gwneud yn gyhoeddus, hyd yn oed os ydynt yn cael eu hanfon yn breifat, na fydd y cyfryngau a’r cyhoedd yn ehangach o bosibl yn gwahaniaethu rhwng y ddau.

Gwybodaeth gyfrinachol
Cynghorir cynghorwyr i ystyried pan fyddant yn cyfathrebu, boed hynny drwy lythyr, e-bost neu’r cyfryngau cymdeithasol, a allai’r wybodaeth gael ei rhyddhau i’r cyhoedd, hyd yn oed os yw wedi’i nodi yn wybodaeth ‘gyfrinachol’. Yn gyffredinol, ni ddylai cynghorwyr ddatgelu gwybodaeth a roddir iddynt yn gyfrinachol, oni bai y gofynnir iddynt wneud hynny yn ôl y gyfraith, neu er mwyn cael cyngor cyfreithiol ar y sail bod y sawl sy’n rhoi’r cyngor hefyd yn cytuno i beidio â datgelu’r wybodaeth. Mewn amgylchiadau eithriadol, gellid datgelu gwybodaeth gyfrinachol os yw hynny er budd y cyhoedd a gellir bodloni’r pedwar gofyniad canlynol:

• • bod yr wybodaeth a ddatgelir, ac unrhyw honiad yn yr wybodaeth honno, yn wir yn ei hanfod.
  • bod yr wybodaeth er budd y cyhoedd, e.e.
    • mae trosedd wedi’i chyflawni
    • mae’r cyngor neu unigolyn arall yn methu cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol
    • mae achos o gamweinyddu cyfiawnder
    • mae iechyd neu ddiogelwch unigolyn mewn perygl
    • mae’r amgylchedd yn debygol o gael ei ddifrodi
    • mae ymgais fwriadol i gelu unrhyw un o’r materion uchod.
  • bod yr wybodaeth yn cael ei datgelu yn ddidwyll ac nid, er enghraifft, er mwyn ennill mantais ar gyfer plaid wleidyddol neu er mwyn dwyn anfri ar wrthwynebydd gwleidyddol
  • bod yr unigolyn wedi dilyn polisïau’r cyngor mewn perthynas â chwythu’r chwiban neu gyfrinachedd, o bosibl drwy ei datgelu i’r swyddog monitro.

Diogelu data
Mae’n bwysig bod cynghorwyr yn ymwybodol o Ddeddf Diogelu Data 1998 wrth ymdrin ag unrhyw wybodaeth bersonol a dderbynnir gan y cyngor, gan y gallai datgelu neu brosesu data o’r fath fod yn drosedd oni bai y gwneir hyn fel aelod o’r cyngor neu gynrychiolydd plaid wleidyddol fawr. Mae’n bosibl y bydd angen i gynghorwyr roi gwybod i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth os byddant yn defnyddio data personol at ddibenion eraill. Mae canllaw defnyddiol ar gael yn https://ico.org.uk/

Gwrthdaro buddiant /gwneud penderfyniadau ymlaen llaw
Mae’n ofynnol i ddatgelu buddion personol o dan Ddeddf Lleoliaeth 2011 ac mae’r manylion yn cael eu hadlewyrchu yng nghod ymddygiad y cyngor. Gall hyn fod yn bwysig wrth ymgysylltu â phreswylwyr yn y broses benderfyniadau. Gall fod yn anodd i gynghorwyr os byddant yn hyrwyddo mater ar ran eu preswylwyr ac yna gofynnir iddynt gymryd rhan yn y broses benderfyniadau allweddol pan mae’n rhaid datgan buddiant. Gallai unrhyw gyfathrebiad gan gynghorydd sy’n mynegi barn ar faterion o’r fath niweidio ei sefyllfa ond hefyd un y cyngor o dan y rheolau gwneud penderfyniadau ymlaen llaw.

Caffael a chomisiynu
Mae ystyriaethau eraill yn codi pan fydd darpar gontractwr neu ddarparwr nwyddau a gwasanaethau sy’n bwriadu cyflwyno tendr ar gyfer contractau gyda’r cyngor yn cysylltu â chynghorwyr. Mae’n bwysig gofalu na fydd unrhyw gyfathrebiadau â phreswylwyr yn cael eu camddehongli neu eu peryglu gan barodrwydd i ffafrio un contractwr. Mae nifer o heriau yn erbyn penderfyniadau caffael a gallai gwneud penderfyniad ymlaen llaw olygu bod penderfyniad y cyngor yn annilys.

Hawlfraint
Mae’n bwysig ystyried hawlfraint mewn cyfathrebiadau lle anfonir ffotograff neu ddeunydd wedi’i argraffu, yn enwedig os cafodd yr eitemau eu hysgrifennu/lluniau eu tynnu gan drydydd parti.

Difenwad
Mae’n bwysig bod unrhyw gyfathrebwr yn cymryd gofal wrth drosglwyddo unrhyw ddeunydd a dderbynnir gan drydydd parti os gellid ystyried deunydd o’r fath yn ddifenwol, gan y byddant yr un mor atebol am ddifenwad â’r parti gwreiddiol.